Informativa sulla privacy (ai sensi del Regolamento UE 2016/679 “GDPR”)

L’Associazione che chiede di aderire a Officina del Tempo, accetta di fornire alcuni dati personali del Rappresentante dell’Associazione. Questo modulo di informativa descrive quali dati vengono raccolti, perché e come vengono usati.
La presente Associazione dà atto infine di non disporre di sistemi di raccolta automatica delle informazioni.

1. Dati forniti dal socio

Quando un’associazione presenta richiesta di adesione a Officina del Tempo,deve fornire alcuni dati che sono indispensabili per prendere parte alle varie attività sociali, definite dallo Statuto, dal Regolamento interno e dai programmi di attività. I dati del Rappresentante che vengono raccolti attraverso la compilazione della richiesta di adesione cartacea o in modalità digitali sono i seguenti:
◦ cognome e nome (*);
◦ estremi del documento di riconoscimento (*);
◦ contatti telefonici e indirizzo e-mail (*).

2. Obbligatorietà o meno del consenso al trattamento dei dati Il mancato consenso al trattamento non consente l’accoglimento della richiesta di adesione all’Associazione e pertanto i dati personali forniti non verranno registrati. I dati contrassegnati con (*) sono di carattere obbligatorio in quanto necessari per usufruire dei servizi e partecipare all’Associazione.

Le comunicazioni tra l’Associazione e i soci, e tra i soci stessi, potranno avvenire tramite e-mail e/o applicazioni di messaggistica.
Ove forniti, i dati personali di terzi, (ad es. i dati di familiari o amici partecipanti a un evento), è necessario che questi soggetti siano stati preventivamente informati e abbiano acconsentito con firma in calce al relativo trattamento dei dati.
Il numero del documento di riconoscimento è un dato che consente in caso di necessità l’immediata identificazione del Rappresentante dell’Associazione aderente. Ai minori di anni 18 non è consentita l’adesione.
A fronte di dichiarazioni mendaci, si procede alla revoca dell’ammissione all’Associazione, alla contestuale cancellazione di ogni dato acquisito.
L’Associazione non è responsabile di quanto dichiarato dagli iscritti.

3. Categorie di dati personali trattati ai fini del funzionamento dell’Associazione:

Per lo svolgimento delle attività dell’Associazione, ai sensi del Regolamento interno e dello Statuto, è necessario che i sottoelencati dati dei soci siano
accessibili a tutti i soci aderenti:
◦ cognome e nome;
◦ contatti telefonici e/o indirizzo e-mail.

4. Modalità di utilizzo dei dati del socio

L’Associazione utilizza i dati per:
◦ comunicazioni sull’attività degli organi dell’Associazione;
◦ comunicazioni di attività ed eventi in programma,
◦ registrazioni amministrative o contabili;
◦ rendicontazione degli scambi di prestazioni tra soci;
◦ richieste di partecipazione;
◦ compilazioni dei libri sociali.

5. Accesso ai dati

Ai fini di cui sopra, i dati forniti all’atto dell’adesione sono gestiti dai membri del Consiglio Direttivo incaricati a tale funzione, che cureranno l’integrazione,
l’aggiornamento e la cancellazione dei dati dei soci aderenti.

6. Messaggi e Chat

La comunicazione elettronica viene utilizzata dai soci stessi a seconda delle esigenze, attraverso i propri account privati quali, casella e-mail per posta
elettronica o numeri di telefono per messaggistica mobile. L’associazione si avvale dell’uso di Gmail di Google per eseguire invio di e-mail massive verso i
soci o gli enti. Gli indirizzi dei soci sono inclusi in una mailing list e in un gruppo di messaggistica, Le comunicazioni avvengono:
◦ da Associazione a socio/soci e viceversa;
◦ da socio a socio/soci e viceversa
L’Associazione si riserva il diritto di escludere da messaggi e chat, i soci che non ne osservino le regole di comportamento e/o non rispettino le finalità associative previste dallo Statuto, nonché tutti coloro che adottino comportamenti non corretti e/o non rispettosi delle persone

7. La conservazione, la gestione e la diffusione dei dati personali

I dati sono trattati presso la sede dell’Associazione, resi in formato cartaceo sono custoditi in raccoglitore chiuso e accessibile al titolare del trattamento dati. In cloud vengono memorizzati gli elenchi dei soci iscritti completi con tutti i dati utili per consentire lo svolgimento delle attività di Officina del Tempo.
Riguardo la privacy del sistema Cloud utilizzata “Google Drive”, Google non accede ai nostri documenti, non altera né modifica né elimina i contenuti, poiché noi siamo gli unici proprietari del contenuto. Si rimanda alla privacy policy di Google.
I dati rimangono ubicati all’interno dell’Unione europea, in ambiente privato accessibile al Titolare e ai Responsabili del trattamento. I dati personali non
saranno oggetto di diffusione per nessun motivo che abbia finalità diverse da quelle previste dallo Statuto.
I dati personali raccolti dall’associazione con il consenso dell’iscritto, per le finalità sopra indicate, saranno trattati e conservati per tutta la durata dell’iscrizione all’Associazione. Qualora venisse meno il rinnovo di adesione, si provvederà alla cancellazione dei dati da ogni elenco in esercizio.

8. Internet

Il sito internet dell’Associazione “www.officinadeltempo-bg.it” utilizza cookies tecnici e non di profilazione, i cookies tecnici sono quelli utilizzati al solo fine di
effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica. Accesso agli account nelle aree private non visibili pubblicamente.
Ogni dettaglio sulla privacy policy è consultabile sul sito stesso.

9. Foto e Audio-Video

I soci che partecipano alle attività dell’Associazione, possono essere soggetti a riprese fotografiche e audiovisive, nel rispetto della normativa sopracitata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività dell’Associazione. Tali dati verranno trattati sia con strumenti informatici che sul sito web dell’Associazione,
nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal GDPR.
Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento indicate, i dati personali (immagini e riprese audiovisive) potranno essere comunicati a terzi ai fini di diffusione a mezzo stampa degli eventi nei quali l’Associazione è stata parte attiva.

10. Diritti esercitabili dal socio, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 “GDPR”

• Diritto di accesso: L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento, la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali del socio e in tal caso, di ottenere l’accesso a tali dati e alle informazioni. (Articolo 15);
• Diritto di rettifica: ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti del socio e l’integrazione dei dati personali incompleti (articolo 16);
• Diritto alla cancellazione: ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali del socio, nei casi previsti dal Regolamento (articolo 17);
• Diritto di limitazione: ottenere la limitazione del trattamento dei dati del socio, nei casi previsti dal Regolamento (articolo 18);
• Diritto alla portabilità: ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali del socio e di ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal Regolamento (articolo 20);
• Diritto di opposizione: opporsi al trattamento dei dati personali del socio, salvo che sussistano motivi legittimi per il titolare di continuare il trattamento (articolo 21);
• Diritto di reclamo all’autorità di controllo: proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Monte Citorio n. 121, 00186, Roma (RM) – www.garanteprivacy.it – Tel. +39-06696771

11. Modalità di esercizio dei diritti da parte del socio

Il socio può esercitare tali diritti mediante il semplice invio di una richiesta a:
info@officinadeltempo-bg.it

12. Titolare e Responsabile del trattamento dei dati:

Il Titolare el trattamento dei dati è Officina del Tempo APS con sede in Via Legrenzi, 31 Bergamo. Il Responsabile del trattamento dei dati è il Presidente
dell’Associazione eletto dall’assemblea dei soci.

13. Gli incaricati al trattamento dei dati:

Sono i soci componenti il Consiglio direttivo nominati dall’assemblea e autorizzati al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del Titolare.
(Direttiva 95/46/CE e art.4 n.10 del regolamento)

14. Norme transitorie e finali

La presente informativa è soggetta ad eventuali successive modifiche in relazione agli aggiornamenti sulle disposizioni in materia di tutela dei dati
personali. L’attuale versione del presente modulo è aggiornata alla data sotto indicata.
Bergamo, 25/06/2020

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